Lean Administration

LEAN ADMINISTRATION ANSATZ

Struktur x Führung x Performance = Ergebnis

Schlanke Administrationen zeichnen sich dadurch aus, dass mit angemessenem Personaleinsatz der maximale Unternehmenserfolg erreicht wird und Ihre Angebote und Aufträge effizient und mit kurzen Durchlaufzeiten durch das Unternehmen laufen.

Trotz der einfachen Logik ist es im Daily Business schwierig, die richtigen Stellschrauben zu finden. Basis dafür ist eine im gesamten Unternehmen verankerte Kundenkultur, auch über die eigentlichen Vertriebsbereiche hinweg.

Der KruCon Lean Administration Ansatz basiert auf einem modifizierten Lean Management Methodenbaukasten. Dies ermöglicht Ihnen Ihre Ressourcen auf die richtigen und wertvollen Themen zu fokussieren und die Prozesse effizient und fehlerfrei auszuführen. Ziel ist es die richtigen Kunden mit kurzen Durchlaufzeiten und besten Prozessen zu bedienen. Mit erfolgreichen Lean Administration Projekten können Sie Ihrem Kunden besten Service bieten. Dies verhilft Ihnen zu mehr Wettbewerbsvorteilen.

Der erste Schwerpunkt des Ansatzes besteht darin eine wirksame Organisation sicherzustellen und diese richtig auszurichten. Verschwendung kann dadurch entstehen, wenn bspw. an den falschen Tätigkeiten gearbeitet wird, oder wenn der Aufwand dem Ergebnis nicht gegenübersteht. Mit unserer Auftragsstrukturanalyse führen wir eine wertorientierte Betrachtung Ihres Portfolios durch und liefern hiermit die Grundlage für die Ausrichtung der Organisation.

Der zweite Schwerpunkt des KruCon Lean Administration Ansatzes ist es effiziente und fehlerfreie Prozesse zu implementieren. In einer Wertstromanalyse mit dem Betrachtungsumfang „vom Kunden zum Kunden“ identifizieren wir gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern abteilungsübergreifend Verschwendung und Prozessprobleme. Durch eine Trennung von Symptom und Ursache werden die tatsächlichen Gründe für zu lange Durchlaufzeiten erarbeitet. Dies schafft ein einheitliches Prozessverständnis und dient als Ausgangspunkt für die anschließende Wertstromoptimierung. In diesem Schritt werden gezielt Maßnahmen zur Verbesserung festgelegt, sodass die komplette, für den Kunden relevante, Zeit optimiert wird. Hierdurch werden Insellösungen und Inseloptimierungen vermieden.

Mit unserem Ansatz Struktur, Führung und Performance bringen wir die „PS auf die Straße“ und stellen sicher, dass sich die identifizieren Potentiale voll entfalten. Durch unsere Erfahrung kennen wir die typischen Fallstricke bei der Änderung von Geschäftsprozessen. Wir begleiten Sie mit unserem Coaching und stärken Ihre Mitarbeiter und Prozesse bei der Einführung und Implementierung von Lean Administration.

Officefloor Management

Zielgerichtet Führen vor Ort konsequent fortgesetzt

Die Einführung eines Officefloor Managements ist die konsequente Ergänzung des ganzheitlichen Führungsansatzes, um die Erfolge, die durch ein zielgerichtetes Shopfloor Management in der Produktion erzielt wurden auf das gesamte Unternehmen auszuweiten. Darüber hinaus geben sich das Officefloor Management und das Shopfloor Management gegenseitig wichtige Impulse.

Dabei ist ein Officefloor-Management nicht bloß eine 1zu1 Kopie des Shopfloor Management. Gerade in den administrativen Bereichen sind die Prozessteuerung und die Prozessoptimierung oft schwieriger, da die Transparenz oft nicht immer direkt gegeben ist oder vom IT-System verschleiert wird. In der Produktion stolpert man über bestände, sieht fehlerhafte Teile in roten Kisten oder im Sperrlager – aber in administrativen Prozessen? Sehen wir immer den Auftragsbestand eines Sachbearbeiters? Ist die Durchlaufzeit immer so klar? Sieht man fehlende Informationen, die durch ständige Rückfragen erfragt werden müssen? Deshalb ist es im Officefloor umso wichtiger mit einem strukturierten Officefloor Management den Prozess in kurzen Zyklen transparent darzustellen, verborgene Hindernisse zu identifizieren und Prozesse und Schnittstellen kontinuierlich zu verbessern. Es gilt somit den Prozess ab und an aus dem Rechner in die reale Welt zu holen! Ein wirksames Officefloor-Management ist aber nicht bloß ein Controlling-Tool für administrative Betriebsabläufe, sondern ein ganzheitliches Führungsinstrument zur Prozesssteuerung und Prozessoptimierung.

Kernelemente im Officefloor Management

Officefloor Management und Shopfloor Management haben viele Gemeinsamkeiten. Beide Systeme basieren auf den 3 Kernelementen:

• Ziel- und Kennzahlensystem
• Regelkreise und Routinen
• Lean Methodenbaukasten

Beide Systeme haben als Grundidee mehr Verantwortung für Mitarbeiter zu ermöglichen. Mit klaren Zielen werden im Team Hindernisse identifiziert und Lösungen etabliert, ohne ein Vordenken „von oben“. Durch diese Art zu führen wird der Fokus auf die Mitarbeiterentwicklung gelegt und die Führungskraft nimmt eher eine Coaching Rolle für die Mitarbeiter ein. Durch die Durchführung von kurzen regelmäßigen Officefloor Meetings wird dieser agile Führungsstil schnell Wirkung entfalten. Egal ob beispielsweise im Vertrieb, Einkauf, Personalwesen, Planung oder im Controlling Officefloor Management ist die Grundlage für eine zielorientierte Führung.

Neue Denkweise mit klarer Visualisierung im Officefloor Management

Oft sind die Mitarbeiter gewohnt, via langen Meetings, endlosen E-Mailketten und zu direkten Anweisungen „geführt“ zu werden. Officefloor Management stellt quasi diesen Status vom Kopf auf die Füße. Durch die klare Ableitung von greifbaren Zielen wird jeder Mitarbeiter in die Lage versetzt einen eigenen Zielbeitrag zu leisten. Einen Zielbeitrag, in dem er seine eigene Leistung wiedererkennt und den er auch beeinflussen kann. Die Verantwortung für diesen Zielbeitrag und den Weg dahin wirkt zudem wie ein zusätzlicher Motivationsschub. Die Umsetzung ist zudem ein fester Bestandteil der Officefloor Meetings und der Visualisierung. Durch die kurzzyklische Durchführung der Führungsroutine im Officefloor Management wird sichergestellt, das ein Fortschritt zu erkennen ist und es besteht auch die Möglichkeit Ziele zu verdeutlichen, anzupassen, den nächsten Schritt zu besprechen und sogar zu loben. Die Mitarbeiter kommen sozusagen in den Fahrersitz! Durch diese Herangehensweise des Officefloor Managements ist es möglich, die Mitarbeiter vor Ort bei ihrer Arbeit und mit ihren Problemen direkt zu erleben. Erst durch diesen hohen Realitätsbezug in der Führung wird eine wirksame Weiterentwicklung erst möglich – nicht nur sporadisch, sondern dauerhaft. Officefloor Management ist, als ein wichtiger Bestandteil von Lean Administration, nicht allein die konsequente Kopie von Shopfloor Management für administrative Prozesse sondern liefert zusätzliche Impulse im administrativen Bereichen, die zur Prozessverbesserung genutzt werden können.

ANGEBOTS- UND AUFTRAGSABWICKLUNGSPROZESS

Ganzheitlich Prozesse optimieren – Aus Sicht des Kunden!

Dem Kunden Spitzenservice zu bieten, das bedeutet nicht nur termingerecht zu liefern. Die Serviceerfahrung Ihres Kunden mit Ihrem Unternehmen beginnt schon in der Angebotsphase und geht direkt in den Auftragsabwicklungsprozess über. Gerade hier spürt der Kunde direkt die Schnelligkeit, Qualität und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Fragen Sie sich selbst, ob Sie bei einem Unternehmen kaufen würden, welches mehr als 10 Tage für ein Angebot benötigt oder erst nach 5 Tagen eine Auftragsbestätigung verschickt.

Wir analysieren für Sie Ihren Angebots- und Auftragsabwicklungsprozess mit den Methoden des Lean Managements, neutral und mit dem Blick von außen.

Hierfür wenden wir angepasste Werkzeuge an, die stimmig auf Ihre Aufgabenstellung zugeschnitten sind. Wir erarbeiten mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam die geeigneten Lösungen, mit dem Ziel, schlanke und schnelle Prozesse zu etablieren.

WERTSTROMDESIGN

Das ideale Tool zur Implementierung schlanker Prozesse

Wertstromdesign als Methode, durchgängig schlanke Prozesse zu etablieren, ist aus der Produktion nicht mehr wegzudenken. Wir haben diese Methode für den idealen Einsatz in der Administration weiterentwickelt.

Mit dem Wertstromdesign gelingt es, abteilungsübergreifend Prozesse zu analysieren, Verschwendung zu identifizieren und die Prozessprobleme in einer verständlichen Form herauszuarbeiten.

Sobald die Ineffizienzen identifiziert sind, wird gemeinsam, mit den im Prozess involvierten Mitarbeiter, ein neuer, verbesserter Prozess erarbeitet. Durch diese Methode ist es möglich, ganzheitlich eine optimale Lösung zu finden, anstatt nur einer abteilungsbezogenen und einseitigen Optimierung.

Standards, wie mit dem Vertrieb abgestimmte Service Level für unterschiedliche Kundengruppen oder „Order Handling Rules“, sorgen für weniger Abstimmungsschleifen und personenunabhängige Entscheidungen und führen somit zu Reproduzierbarkeit und Schnelligkeit im Prozess. Die Einführung von Lieferserviceklassen hilft dem Vertrieb und dem Vertriebsinnendienst eine schnelle Aussage über Lieferzeiten zu geben, die auch realisierbar sind.

INFORMATIONSSTRUKTURANALYSE

Die richtige Information, in der richtigen Qualität, zur richtigen Person

Dass eine Angebotsausarbeitung oder eine Auftragsbearbeitung bei dem ersten Mal durchläuft ist eher die Ausnahme als der Standard? Häufiges Nachfragen, viele Abstimmungen und ständige Klärungsschleifen gehören zu Ihrer täglichen Arbeit? Diese Tätigkeiten stellen aus Lean Gesichtspunkten keine Wertschöpfung dar und verursachen, neben Ineffizienzen, auch noch eine verlängerte Durchlaufzeit der Angebote und Aufträge, oft verbunden mit Frustration der Mitarbeiter.

Häufig ist der Grund, dass die erforderlichen Informationen nicht zur richtigen Zeit an dem jeweiligen Prozessschritt zur Verfügung stehen. Oftmals ist an den vorgelagerten Prozessschritten nicht klar, welche Daten die nachfolgende Abteilung benötigt, oder sie sind es gewohnt „dass sich bei Bedarf schon jemand meldet“.

Mit der Informationsstrukturanalyse analysieren wir über alle Abteilungen hinweg und zeigen systematisch den Informationsbedarf und das Informationsangebot auf. Durch diese Analyse über den gesamten Prozess lassen sich essenzielle Informationslücken entdecken und direkt, oft durch einfache Maßnahmen, schließen.

Es wird über den gesamten Prozessfluss transparent, welche Abteilung welche Dokumente nutzt und die Informationen verarbeitet. Dabei wird unterschieden, wer die Information erstellt, wer die Information anwendet, wo eine Informationslücke ist und an welcher Stelle eine Überproduktion an Informationen besteht. Typischerweise werden durch dieses Vorgehen nicht nur Lücken identifiziert, sondern auch redundante Informationen, wie Doppeleingaben oder parallele Dateien, entdeckt. Keine Seltenheit sind auch Dateien, die von verschiedenen Abteilungen gepflegt werden, sich jedoch durch diese Analyse als überflüssig herausstellen.

Durch die Informationsstrukturanalyse lässt sich der Informationsbedarf über den gesamten Prozess hinweg schlank gestalten. Sie können hiermit sicherstellen, dass jede relevante Stelle genau die Informationen zur Verfügung hat, die gebraucht werden und dass nur Daten erzeugt werden, die in den folgenden Prozessschritten auch verwendet werden.

Somit lässt sich ein schlanker Prozess realisieren, der frei von Verschwendung ist. Die Mitarbeiter können sich auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren und direkt für ihren Kunden arbeiten, statt sich um doppelte Arbeiten oder fehlende Informationen kümmern zu müssen.

SCHNITTSTELLENDIAGNOSE

Aus Schnittstellen werden Nahtstellen

Lösungen in der eigenen Abteilung zu finden, kann durchaus schon eine Herausforderung sein. Sobald ein Prozess jedoch eine Abteilung verlässt treten häufig die klassischen Probleme auf. Hierzu zählen unzureichende kaufmännische oder technische Spezifikationen, diverse Streitigkeiten über die Kompetenzen, keine Entscheidungen und fehlende Zuständigkeiten. Die Folge daraus ist, dass der Auftrag liegen bleibt, der Kunde verärgert ist und die Mitarbeiter in den jeweiligen Abteilugen in gegenseitige Schuldzuweisungen verfallen.

Schnittstellen zwischen den einzelnen Abteilungen stellen in den Unternehmen einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar.

Doch wer ist schon in der Lage, die Schnittstellen objektiv und in Summe zu beurteilen?

Genau in diesem „Niemandsland“ liegt jedoch ein großes Optimierungspotential und hier setzt unsere Schnittstellenanalyse an. Durch unser Diagnosetool versetzen wir Sie in die Lage, die Zusammenarbeit all Ihrer Schnittstellen zu erkennen. Sie bekommen ein ganzheitliches Bild der aktuellen Leistungsfähigkeit und werden gezielt auf mangelnde Schnittstellen aufmerksam. Sie können durch diese Analyse die richtigen Schlüsse ziehen und gezielt Verbesserungen initiieren.