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Projektmanagementsoftware für den Mittelstand

InLoox - die ganzheitliche Lösung für ein professionelles Projektmanagement

Professionelles Projektmanagement als Erfolgsfaktor im Mittelstand

Im Mittelstand treten ein professionelles Projektmanagement und seine Steuerung immer mehr in den Fokus und stellen meist einen überlebenswichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen dar. Effizientes Projektmanagement bedarf einer strukturierten Systematik, welche die Phasen der Projektabwicklung, Prozesse, Organisationsstrukturen und Personalbedarfe einbezieht. Um allerdings deren Transparenz, Steuerung und Überwachung zu garantieren, wird zur maximalen Effizienz ein unterstützendes Projektmanagementsystem gefordert.

Aus eigenen Erfahrungen in unserer Projektarbeit mit Kunden wurde der Wunsch und Bedarf nach einer transparenten Plattform deutlich, die nicht nur die Projektplanung beinhaltet, sondern das umfassende Projektmanagement von der Budgetierung, dem Aufgaben- und Dokumentenmanagement und Reporting bis hin zur Ressourcenauslastung abbildet. Mit dem Unternehmen InLoox sind wir eine Vertriebspartnerschaft eingegangen, dessen System alle relevanten Projektinformationen an einem zentralen Ort zur Verfügung stellt, sodass wir unsere Kunden nicht nur in der Projektmanagementsystematik unterstützen, sondern ihnen ebenfalls das passende System zur Verfügung stellen können.

InLoox vertreibt bereits seit 2003 sein Standardprodukt erfolgreich am Markt und kann seitdem mehr als 55.000 Anwender weltweit verbuchen. Durch die Ausrichtung des Systems in fünf unterschiedlichen Sprachen weist das deutsche Unternehmen zudem eine internationale Ausrichtung auf.

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InLoox auf einem Blick

Einbindung in Outlook

Zeitplanung mit Gantt-Chart

Aufgabenmanagement mit Kanban

Projektspezifisches und -unabhängiges Dokumentenmanagement

Outlook Synchronisation

Mindmapping

Projektübergreifender Kalender

Projekt-Zeiterfassung

Übersicht über die Ressourcenauslastung

Projektübergreifender Verlauf

Projektübergreifende Dashboards

Projekt-Checklisten

Arbeitszeitkalender

Verknüpfung mehrerer Projekte über Projektgruppen

Projektbudgets mit Ausgaben und Einnahmen

Grafische Budgetübersicht

Eine vertraute Benutzeroberfläche trotz neuer Projektmanagementsoftware

Das einschlägige Vertragsargument ist primär die Einbindung der Benutzeroberfläche in Outlook, jenes InLoox als einzige Projektmanagementsoftware auf dem Markt anbietet. Nach unseren Erfahrungen wird Projektmanagement im Mittelstand oftmals durch das Verteilen von Aufgaben und Checklisten per Outlook über dem E-Mail-Verkehr organisiert und mit verschiedensten Softwares unterstützt. Zu beachten ist immer, dass eine neue Software eine Veränderung für Mitarbeiter darstellt, welches in manchen Fällen zu Widerstand in der Belegschaft führen kann. Durch die Integration aller notwendigen Projektmanagementaufgaben in das gewohnte Programm Microsoft Outlook wird eine vertraute Benutzeroberfläche garantiert.

Die vertraute Benutzeroberfläche und eine allgemeine komfortable Anwendung führt gleichzeitig zu einer kurzen Einarbeitungszeit. InLoox bietet hierfür praxisorientierte und interaktive Schulungen und zusätzliche Video Tutorials an, die sowohl Projektleiter, Teammitglieder oder Administratoren in der Anwendung von Projektmanagementaufgaben unterstützen.

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Outlook, Web und Smartphone – synchrone Anwendung auf unterschiedlichen Oberflächen

InLoox kann allerdings nicht nur über Outlook verwendet werden, sondern bietet ebenfalls eine synchrone Anwendung im Web Browser sowie über das Smartphone an. Nutzer können so mobil alle Projektmanagementdaten abrufen. Zudem kann InLoox über eine feste Datenbank im Server und alternativ in einer Cloud Version genutzt werden. Die Cloud liegt hierbei im Vergleich zu anderen Projektmanagementsoftwares auf einem eigenen Server in Deutschland, welches die vollständige Sicherstellung der Daten ermöglicht. Auch hier kann die offline Anwendung genutzt werden.

Die Integration aller Projektlandschaften, externer Projektpartner, mobiler Teammitglieder und ebenfalls von den Nutzern, die nicht im Outlook arbeiten, wird hierbei ebenfalls gesichert. Zudem besteht die Möglichkeit MS Project Dateien in InLoox mit einem Blick zu konvertieren, sodass bestehende Projektplanungen ohne Verluste einfach übernommen werden können.

Die übersichtliche Gantt-Planung – von Standard- bis zu neuen Innovationsprojekten

InLoox sorgt für eine klare Strukturierung der Projekte – hier lassen sich sowohl neue und komplizierte Projekte als auch Standardprojekte übersichtlich abbilden. Eine innovative Projektplanung kann beispielsweise durch die Erstellung von Mindmaps unterstützt werden. Mindmaps lassen sich anschließend mit nur einem Klick in einen fertigen Gantt-Projektplan konvertieren.

Zudem können vorgefertigte Vorlagen von InLoox für neue Projekte importiert und angewandt werden. Das Exportieren von eigenen InLoox Projekten in eine Vorlage ist ebenfalls möglich, sodass jegliche Voreinstellungen für Standardprojekte nur einmal getätigt werden müssen und beliebig oft verwendet werden können.

Die Darstellung der Projekte erfolgt in einer Gantt-Chart mit einer Drip-Down-Funktion, welches die Übersichtlichkeit erleichtert und gleichzeitig komplexe Abläufe darstellen lässt. Meilensteine, Phasen und Aufgaben inklusive ihrer Abhängigkeiten lassen sich leicht erstellen und sortieren, zudem sind die Verantwortlichkeiten transparent auf einen Blick ersichtlich. Zur Projektüberwachung und -steuerung sind kritische Projektelemente direkt durch eine rote Markierung und dem entsprechenden Symbol erkennbar. Ein Gantt-Chart kann individuell gestaltet werden – weitere relevante Felder, wie beispielsweise Start und Ende eines Projekts, können in die Übersicht integriert werden.

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Die ganzheitliche Übersicht für eine projektübergreifende Planung

Die Übersichtlichkeit gilt nicht nur hinsichtlich der einzelnen Projekte, sondern auch der projektübergreifenden Planung und Steuerung. Ein globaler Kalender zeigt beispielsweise Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine aus den jeweiligen Projekten in der Outlook Kalenderansicht. Zudem können projekt- und standortübergreifende Kapazitäten von Mitarbeitenden und Sachmitteln im Blick behalten werden und so die Transparenz und Planungssicherheit garantieren.

Nach Bedarf werden auch hier zusätzliche Informationen aus dem Outlook Exchange Kalender berücksichtigt, um ebenfalls über Projekte hinweg planen zu können. Besonders bei Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Ländern ist die Verteilung der Ressourcen auf entsprechende Projekte eine der größten Herausforderungen – mit InLoox ist es möglich, die Verfügbarkeiten von Ressourcen auf einer zentralen Plattform transparent zu gestalten und so eine effiziente Planung zu garantieren.

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Das virtuelle Kanban Board verknüpft mit dem Dokumentenmanagement

Ein virtuelles Kanban Board bietet die Möglichkeit, Aufgaben im Team zu erstellen, zu bearbeiten, zuzuweisen und mit dem entsprechenden Status der Aufgabe einzuordnen – synchron mit dem Gantt-Projektplan. Dort wird die Übersicht von projektübergreifenden Aufgaben garantiert, ein Filter transformiert zudem die Aufgabenübersicht in ein persönliches Board.

Hierbei stellt die Outlook Einbindung einen deutlichen Vorteil dar – Aufgaben können beispielsweise im persönlichen Outlook Kalender synchronisiert und im Projektplan automatisch kommuniziert werden. Zudem werden E-Mails nach Bedarf mit nur einem Klick in Projektaufgaben transformiert. Das Konvertieren von E-Mails in Projektaufgaben ermöglicht bereits bestehende E-Mails mit Aufgaben in den neuen Projektplan zu integrieren.

Projektzugehörige Dokumente sind meist für die Bearbeitung von Aufgaben unumgänglich. In der Aufgabenbeschreibung lassen sich die entsprechenden Links zu Projektdateien hinterlegen, welche in gewohnten Strukturen sowohl in Outlook als auch in der Web Version organisiert sind – ein projektspezifisches, als auch ein projektunabhängiges Dokumentenmanagement wird so garantiert. Um eine Kommunikation im Team zu gewährleisten, steht eine Chat Funktion zur Verfügung, sodass schnelle Absprachen direkt im virtuellen Kanban Board vorgenommen werden können.

Mit einer komfortablen Projektüberwachung und -reporting hin zu einer lernenden Organisation

Viele Softwares bieten zwar eine umfassende Projektplanung an, verzichten allerdings auf Projektmanagementaufgaben wie Budgeting oder das Reporting, welches für ein effizientes Projektmanagement unumgänglich ist. Mit InLoox können alle notwendigen Überwachungs- und Reporting Funktionen in der zentralen Software erledigt werden. Beispielsweise lassen sich mit nur einem Klick Auswertungen in Form von aussagekräftigen Berichten erstellen.

Anhand von projektübergreifenden oder projektindividuellen Dashboards wird die Projektüberwachung gesichert – wichtige KPIs werden per Dashboard Funktion mühelos überwacht, sodass die wichtigsten Daten und Entwicklungen auf einem Blick anzeigt werden.

Zudem lassen sich Budgetierungen einfach überwachen, planen und vergleichen. Eine lückenlose Arbeits- und Zeitdokumentation bildet tatsächliche Arbeitsschritte ab und kontrolliert den Ist- und Sollzustand.

Durch die integrierte Projektüberwachung und -reporting wird das Aufdecken von Schwachstellen erleichtert, sodass Prozesse immer weiter angepasst und optimiert werden können – der Grundbaustein für eine lernende Organisation.

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