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Projektmanagementsoftware

InLoox für den Mittelstand

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Professionelles Projektmanagement als Erfolgsfaktor im Mittelstand

Im Mittelstand treten ein professionelles Projektmanagement und seine Steuerung immer mehr in den Fokus und stellen mittlerweile einen überlebenswichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen dar. Effizientes Projektmanagement bedarf einer strukturierten Systematik, welche die Phasen der Projektabwicklung, Prozesse, Organisationsstrukturen und Personalbedarfe einbezieht. Um allerdings deren Transparenz, Steuerung und Überwachung zu garantieren, wird zur maximalen Effizienz ein unterstützendes Projektmanagementsystem gefordert.

Aus eigenen Erfahrungen in unserer Projektarbeit mit Kunden wird der Wunsch und Bedarf nach einer transparenten Plattform deutlich, die nicht nur die Projektplanung beinhaltet, sondern das umfassende Projektmanagement von der Budgetierung, dem Aufgaben- und Dokumentenmanagement und Reporting bis hin zur Ressourcenauslastung abbildet. Mit dem Unternehmen InLoox sind wir eine Vertriebspartnerschaft eingegangen, dessen System alle relevanten Projektinformationen an einem zentralen Ort zur Verfügung stellt, sodass wir unsere Kunden nicht nur in der Projektmanagementsystematik unterstützen, sondern ihnen ebenfalls das passende System zur Verfügung stellen können.

InLoox vertreibt bereits seit 2003 sein Standardprodukt erfolgreich am Markt und kann seitdem mehr als 55.000 Anwender weltweit verbuchen. Durch die Ausrichtung des Systems in fünf unterschiedlichen Sprachen weist das deutsche Unternehmen zudem eine internationale Ausrichtung auf.

InLoox auf einen Blick

✓ Einbindung in Outlook
✓ Zeitplanung mit Gantt-Chart
✓ Aufgabenmanagement mit Kanban
✓ Projektspezifisches und -unabhängiges Dokumentenmanagement
✓ Outlook Synchronisation
✓ Mindmapping
✓ Projektübergreifender Kalender
✓ Projekt-Zeiterfassung
✓ Übersicht über die Ressourcenauslastung
✓ Projektübergreifender Verlauf
✓ Projektübergreifende Dashboards
✓ Projekt-Checklisten
✓ Arbeitszeitkalender
✓ Verknüpfung mehrerer Projekte über Projektgruppen
✓ Projektbudgets mit Ausgaben und Einnahmen
✓ Grafische Budgetübersicht

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Eine vertraute Benutzeroberfläche trotz neuer Projektmanagementsoftware

Das einschlägige Vertragsargument ist primär die Einbindung der Benutzeroberfläche in Outlook, jenes InLoox als einzige Projektmanagementsoftware auf dem Markt anbietet. Nach unseren Erfahrungen wird Projektmanagement im Mittelstand oftmals durch das Verteilen von Aufgaben und Checklisten per Outlook über den E-Mail-Verkehr organisiert und mit verschiedensten Softwares unterstützt. Zu beachten ist immer, dass eine neue Software eine Veränderung für Mitarbeiter darstellt, welches in manchen Fällen zu Widerstand in der Belegschaft führen kann. Durch die Integration aller notwendigen Projektmanagementaufgaben in das gewohnte Programm Microsoft Outlook wird eine vertraute Benutzeroberfläche garantiert.

Die vertraute Benutzeroberfläche und eine allgemeine komfortable Anwendung führt gleichzeitig zu einer kurzen Einarbeitungszeit. InLoox bietet hierfür praxisorientierte und interaktive Schulungen und zusätzliche Video Tutorials an, die sowohl Projektleiter, Teammitglieder oder Administratoren in der Anwendung von Projektmanagementaufgaben unterstützen.

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Outlook, Web und Smartphone – synchrone Anwendung auf unterschiedlichen Oberflächen

InLoox kann allerdings nicht nur über Outlook verwendet werden, sondern bietet ebenfalls eine synchrone Anwendung im Web Browser sowie über das Smartphone an. Nutzer können so mobil alle Projektmanagementdaten abrufen. Zudem kann InLoox über eine feste Datenbank im Server und alternativ in einer Cloud Version genutzt werden. Die Cloud liegt hierbei im Vergleich zu andern Projektmanagementsoftwares auf einem eigenen Server in Deutschland, welches die vollständige Sicherstellung der Daten ermöglicht. Auch hier kann die offline Anwendung genutzt werden.

Die Integration aller Projektlandschaften, externer Projektpartner, mobiler Teammitglieder und ebenfalls von den Nutzern, die nicht im Outlook arbeiten, wird hierbei ebenfalls gesichert. Zudem besteht die Möglichkeit, MS Project Dateien in InLoox mit einem Klick zu konvertieren, sodass bestehende Projektplanungen ohne Verluste einfach übernommen werden können.

 

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Die übersichtliche Gantt-Planung – von Standard- bis zu neuen Innovationsprojekten

InLoox sorgt für eine klare Strukturierung der Projekte – hier lassen sich sowohl neue und komplizierte Projekte als auch Standardprojekte übersichtlich abbilden. Eine innovative Projektplanung kann beispielsweise durch die Erstellung von Mindmaps unterstützt werden. Mindmaps lassen sich anschließend mit nur einem Klick in einen fertigen Gantt-Projektplan konvertieren.

Zudem können vorgefertigte Vorlagen von InLoox für neue Projekte importiert und angewandt werden. Das Exportieren von eigenen InLoox Projekten in eine Vorlage ist ebenfalls möglich, sodass jegliche Voreinstellungen für Standardprojekte nur einmal getätigt werden müssen und beliebig oft verwendet werden können.

Die Darstellung der Projekte erfolgt in einer Gantt-Chart mit einer Drip-Down-Funktion, welches die Übersichtlichkeit erleichtert und gleichzeitig komplexe Abläufe darstellen lässt. Meilensteine, Phasen und Aufgaben inklusive ihrer Abhängigkeiten lassen sich leicht erstellen und sortieren, zudem sind die Verantwortlichkeiten transparent auf einen Blick ersichtlich. Zur Projektüberwachung und -steuerung sind kritische Projektelemente direkt durch eine rote Markierung und dem entsprechenden Symbol erkennbar. Ein Gantt-Chart kann individuell gestaltet werden – weitere relevante Felder, wie beispielsweise Start und Ende eines Projekts, können in die Übersicht integriert werden.

Alle Ressourcen auf einen Blick für die projektübergreifende Planung und Steuerung

Die Übersichtlichkeit gilt nicht nur hinsichtlich der einzelnen Projekte, sondern auch der projektübergreifenden Planung und Steuerung. Ein globaler Kalender zeigt beispielsweise Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine aus den jeweiligen Projekten in der Outlook Kalenderansicht.

Zudem können projekt- und standortübergreifende Kapazitäten von Mitarbeitenden und Sachmitteln im Blick behalten werden und so die Transparenz und Planungssicherheit garantieren. Nach Bedarf werden auch hier zusätzliche Informationen aus dem Outlook Exchange Kalender berücksichtigt, um ebenfalls über Projekte hinweg planen zu können. Besonders bei Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Ländern ist die Verteilung der Ressourcen auf entsprechende Projekte eine der größten Herausforderungen – mit InLoox ist es möglich, die Verfügbarkeiten von Ressourcen auf einer zentralen Plattform transparent zu gestalten und so eine effiziente Planung zu garantieren.

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Mit einer komfortablen Projektüberwachung und -reporting hin zu einer lernenden Organisation

Viele Softwares bieten zwar eine umfassende Projektplanung an, verzichten allerdings auf Projektmanagementaufgaben wie Budgeting oder das Reporting, welches für ein effizientes Projektmanagement unumgänglich ist. Mit InLoox können alle notwendigen Überwachungs- und Reporting Funktionen in der zentralen Software erledigt werden. Beispielsweise lassen sich mit nur einem Klick Auswertungen in Form von aussagekräftigen Berichten erstellen.

Anhand von projektübergreifenden oder projektindividuellen Dashboards wird die Projektüberwachung gesichert – wichtige KPIs werden per Dashboard Funktion mühelos überwacht, sodass die wichtigsten Daten und Entwicklungen auf einem Blick anzeigt werden.

Zudem lassen sich Budgetierungen einfach überwachen, planen und vergleichen. Eine lückenlose Arbeits- und Zeitdokumentation bildet tatsächliche Arbeitsschritte ab und kontrolliert den Ist- und Sollzustand.

Durch die integrierte Projektüberwachung und -reporting wird das Aufdecken von Schwachstellen erleichtert, sodass Prozesse immer weiter angepasst und optimiert werden können – der Grundbaustein für eine lernende Organisation.

Mit einer komfortablen Projektüberwachung und -reporting hin zu einer lernenden Organisation

Viele Softwares bieten zwar eine umfassende Projektplanung an, verzichten allerdings auf Projektmanagementaufgaben wie Budgeting oder das Reporting, welches für ein effizientes Projektmanagement unumgänglich ist. Mit InLoox können alle notwendigen Überwachungs- und Reportingfunktionen in der zentralen Software erledigt werden. Beispielsweise lassen sich mit nur einem Klick Auswertungen in Form von aussagekräftigen Berichten erstellen.

Anhand von projektübergreifenden oder projektindividuellen Dashboards wird die Projektüberwachung gesichert – wichtige KPIs werden per Dashboard Funktion mühelos überwacht, sodass die wichtigsten Daten und Entwicklungen auf einem Blick anzeigt werden.

Zudem lassen sich Budgetierungen einfach überwachen, planen und vergleichen. Eine lückenlose Arbeits- und Zeitdokumentation bildet tatsächliche Arbeitsschritte ab und kontrolliert den Ist- und Sollzustand.

Durch die integrierte Projektüberwachung und -reporting wird das Aufdecken von Schwachstellen erleichtert, sodass Prozesse immer weiter angepasst und optimiert werden können – der Grundbaustein für eine lernende Organisation.

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