Erfolgreiches Projektmanagement

Projektmanagement erfolgreich umsetzen

Eine typische Aufgabe im Projektmanagement ist die Umsetzung von Innovationen in serienreife Produkte. Vor diesem Hintergrund hat KruCon im Rahmen eines Beratungsprojektes die Projektleitung zur Weiterentwicklung von speziellen Mainboards, wie sie in Elektronenstrahlmikroskopen eingesetzt werden, übernommen.

Auslöser der Projektübernahme durch KruCon war die Tatsache, dass das zu beratende Unternehmen mit dem herkömmlichen Produktionsprozess nicht mehr in der Lage war, die vom Kunden nachgefragten Stückzahlen auszuliefern. Die Folge dieses Lieferengpasses wäre der Aufbau einer kundenseitigen Produktionsstätte gewesen, was zu einer nicht gewünschten Konkurrenzsituation geführt hätte. Ziel des Projektauftrages war es daher, den Fertigungsprozess der Mainboards zunächst ganzheitlich zu analysieren und Handlungsfelder zu identifizieren, um auf Basis dessen einen stabilen und serienreifen Produktionsprozess einzuführen. Eine besondere Herausforderung bei diesem Projektmanagementauftrag war in diesem Zusammenhang, dass der zu optimierende Fertigungsprozess nicht nur die Einhaltung der geforderten Spezifikationen sicherstellen, sondern gleichzeitig eine Verdoppelung der Produktionskapazität abbilden musste. Die Mainboards gehören zu den wichtigsten Baugruppen für die Funktion eines Elektronenstrahlmikroskops. Das Eliminieren von technologischen Problemen war im Projekt ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um die Kapazitätserweiterung realisieren zu können. Aufgrund der langjährigen Erfahrung im Management komplexer Entwicklungs- und Produktionsprojekte brachte KruCon die idealen Voraussetzungen mit, um das Projekt ganzheitlich zu strukturieren, die Projektorganisation aufzubauen und die Projektteams zielgerichtet zur Lösung der technologischen und fertigungstechnischen Problemstellungen zu führen. KruCon setzt in den Projekten stets erfahrene Projektleiter ein, die ihre Erfolge schon in vielen Projekten unter Beweis gestellt haben. In einem ersten Schritt galt es eine transparente Projektstruktur aufzubauen und diese mit den Projektbeteiligten abzustimmen. So wurde das Zusammenwirken der einzelnen Teilprozesse und der späteren Teilergebnisse für alle Beteiligten nachvollziehbar und ihre jeweilige Bedeutung für das Erreichen des Gesamtziels erkennbar. Konkret gehörten hierzu:

• Zusammenstellung eines Projektteams zum Aufbau von Arbeitspaketen, deren Einzelziele in Summe dem Gesamtziel, also der Verdoppelung der Produktionskapazität, entsprach.

• Eindeutig festgelegte Phasen der Projektabwicklung, um Prozesse, Organisationsstrukturen und Personalbedarf – den Bedürfnissen der Projektphasen folgend – planen, vorbereiten und durchführen zu können.

• Schaffung der Voraussetzungen für eine systematische Projektüberwachung, die Risiken und Fehlentwicklungen frühzeitig sichtbar macht, so dass rechtzeitig präventiv eingegriffen werden kann.

• Sicherung einer effektiven, d.h. möglichst vollständigen und zeitgerechten Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten.

Insbesondere die Sicherung einer effektiven und effizienten Kommunikation war immens wichtig, da es Beiträge unterschiedlicher Unternehmen und Bereiche zu integrieren galt. So wurden in wöchentlichen Telefonkonferenzen die Ergebnisse der Arbeitspakete zielorientiert besprochen und aufeinander abgestimmt. Vorteile brachten hier auch die unterschiedlichen Sichtweisen der beteiligten Partner, die das Projektteam zwar einerseits mit schwierig erfüllbaren Forderungen herausforderten, andererseits aber auch das Projekt mit alternativen Lösungen weiter vorantrieben. Da dieses Spannungsfeld genug Anlass zu Diskussionen bietet, war es wichtig eine effiziente Gesprächsroutine einzuführen und diese nachhaltig zu implementieren.

Gerade in solchen Situationen kommt der Vorteil eines erfahrenen externen Projektleiters zum Tragen.

Für die Umsetzung der Kapazitätserweiterung war eine einfache mechanische Verdoppelung der Maschinen- und Personalkapazität von vornherein ausgeschlossen, da der vorgefundene Prozess nicht stabil lief und sich somit die Probleme nur vervielfacht hätten. Aus diesem Grund wurden zunächst die einzelnen Prozessschritte in Teams analysiert und Lösungen für jeden Teilschritt erarbeitet. Gemeinsame Gespräche und Entwicklungen mit Zulieferern entspannte die Fehl- und Ausschusssituation. Ebenso wurde die Entwicklung neuer, exakt auf den Prozess abgestimmte Positionier- und Klebeanlagen, mit denen sich die Montage der Bauteile nicht nur beschleunigen sondern auch prozesssicherer ablaufen lies, forciert. Die von KruCon eingesetzten Problemlösungstechniken machen es den Projektbeteiligten einfacher den richtigen Lösungsweg zu beschreiben. Gerade die systematische Ableitung von Zielen, Hindernissen und Lösungen gibt allen im Projekt ein einheitliches Verständnis und führt so zu einer erhöhten Transparenz und Effektivität in der Lösungsfindung.

Mit einer leichten terminlichen Verzögerung wurde das Projektziel, die Verdoppelung der Produktionskapazität, erreicht und das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Der besondere Reiz in diesem Projekt bestand insgesamt nicht nur in der Entwicklung anspruchsvoller technologischer Lösungen, sondern beinhaltete auch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Projektbeteiligten, deren unterschiedlichen Eigeninteressen es stets auf das gemeinsame Ziel hin auszurichten galt.