Kapazitätsplanung im Multiprojektmanagement

Die Kapazitätsplanung

Wie behält man den Überblick in einer immer komplexer werdenden Kapazitätslandschaft? Das ist eine vielfach gestellte Frage, insbesondere vor dem Hintergrund, das Projekte das Tagesgeschäft immer stärker dominieren. Die Anzahl der parallel durchgeführten Projekte im Unternehmen nimmt zu und damit auch der Anspruch an die Kapazitätsplanung. Wer, mit welcher Qualifikation, macht wann, was? Wer entscheidet über die Prioritäten und was passiert eigentlich, wenn der erste Dominostein fällt, dh. wenn es in einem Projekt zu einer zeitlichen Verschiebung kommt und sich dadurch Ressourcenbedarfe und -verfügbarkeiten schlagartig in mehreren Projekten verändern?

Der Supergau für jede Projektmanagerin und jeden Projektmanager, aber auch Alltagsgeschäft. Was ist also der Schlüssel, um ein Kapazitätschaos zu verhindern? Welche Prozesse und Strukturen braucht es in der Multiprojekt-Welt, um die Tücken der Kapazitätsvernetzung zu bändigen?

Das Wichtigste ist, Ruhe zu bewahren. Denn letztendlich sind viele Projekte nichts anderes als ein Projekt mit vielen Teilprojekten. Es gibt eine Person an der Spitze der Organisation, die die Fäden zieht und die untergeordneten Teams koordiniert. Ob es der Projektmanager ist, der die Teilprojektmanager führt, oder die Multiprojektmanagerin, die die Projektmanagerinnen führt, ist dabei sekundär. Wichtig ist bloß, dass die richtigen Führungsinstrumente implementiert und konsequent angewandt werden.

Doch genau daran mangelt es oftmals. Unternehmen glauben, dass sie innerhalb der etablierten Linienorganisation Projekte funktionsübergreifend aufsetzen können, ohne die entsprechenden Rahmenbedingungen schaffen zu müssen. Man geht davon aus, dass die individuellen Ziele der ProjektmitarbeiterInnen, anhand derer die jährliche Leistungsbeurteilung und ggf. auch die variable Bezahlung erfolgt, zum Wohle des Ganzen selbstlos zurückgestellt werden. Doch weshalb sollten die Menschen das tun? Gibt man ihnen ein Zielsystem vor, an dem sich der individuelle Erfolg orientiert, so braucht man sich nicht zu wundern, wenn sich die Menschen daran halten. Eine Konsequenz ist, dass Kapazitäten entsprechend der persönlichen Prioritäten zugeteilt werden und nicht entsprechend übergeordneter Ziele.

Deshalb ist eine wesentliche Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement und damit auch der Kapazitätsplanung, eine durchgängige Zielkaskade, die über die Linienorganisation hinaus geht. Denn nur wenn sich auch die Projektwelt in der Zielkaskade des Unternehmens wiederfindet, lassen sich Personalkapazitäten richtig priorisieren. Das ist ganz besonders wichtig, wenn der oben beschriebene Dominostein gefallen ist und mehrere Projekte von kapazitiven Veränderungen betroffen sind.

Je komplexer die Projektlandschaft ist, desto höher ist der Managementaufwand. Deshalb entschließen sich immer mehr Unternehmen dazu, ein sogenanntes Projektmanagement Office dauerhaft einzurichten. Sozusagen eine Koordinationsstelle für alle Unternehmensprojekte, mit einer Multiprojektmanagement- oder einer Multiprojekt-Controlling-Funktion . Dort finden sich projekterfahrene Menschen, die wissen, worauf es in der Projektwelt ankommt, die Transparenz schaffen und vor allem dafür sorgen, dass sich alle Projekte an der ganzheitlichen Zielkaskade ausrichten und Zielkonflikte rasch aufgelöst oder per Eskalation zur Entscheidung gebracht werden. Grundsätzlich unterscheidet sich ihre Arbeit nicht wesentlich von der des Projektmanagements in größeren Einzelprojekten. Auch hier wird die Kapazitätsplanung der untergeordneten Organisationseinheiten gebündelt, wie im Impulstag vorgestellt.

Der projektübergreifenden Kommunikation kommt im Multiprojektmanagement eine ganz besondere Bedeutung zu. Denn je früher kapazitive Verschiebungen erkannt werden, desto schneller können geeignete Maßnahmen eingeleitet und Schadensbegrenzung betrieben werden. Auch diese Strukturen sind vergleichbar mit den projektspezifischen Kommunikationsstrukturen. Sie basieren auf Zahlen, Daten und Fakten, einer transparenten Visualisierung, konzentrieren sich auf Abweichungen und orientieren sich am übergeordneten Zielsystem. Eine definierte Eskalationskaskade ist an der optimierten Meeting-Landkarte angelehnt und ermöglicht schnelle Entscheidungen. Methodisch unterscheidet sich die Kapazitätsplanung im Multiprojektmanagement also nicht wesentlich von der Kapazitätsplanung in einzelnen Projekten oder Organisationseinheiten.

Zum Schluss möchten wir Sie noch etwas neugierig machen. Denn eine vielversprechende Projektmanagement-Methode, die das Thema Personalkapazitätsplanung völlig anders angeht, möchten wir im nächsten Kundenbrief vorstellen. Dabei kommt den vielen Kapazitätspuffern, die in Projekten üblicherweise eingeplant und anschließend vom Management wieder rausgestrichen werden, eine ganz besondere Bedeutung zu. Lassen Sie sich überraschen.

Sollten Sie Fragen zum Fachbeitrag haben, sprechen Sie uns gerne an.