Projektmanagementsoftware MS Project erfolgreich nutzen!
Agiles Projektmanagement
Ein agiles Projektmanagement wird häufig von Kunden gewünscht und gefordert. Nur was bedeutet „agil“ und agiles Projektmanagement überhaupt? Und wie unterscheidet sich agiles Projektmanagement zum klassischen Projektmanagement? Und eine noch viel wichtigere Frage: Wie kann dieses in meiner Organisation umgesetzt und mit welcher Projektmanagementsoftware unterstützt werden?
Die kommenden Abschnitte beantworten die genannten Fragen und bieten einen Überblick über die Funktionen der Projektmanagementsoftware Microsoft (MS) Project für ein agiles Projektmanagement.
Was ist „agil“?
„Agilität“ bzw. „agil“ ist heutzutage in allem Munde, allerdings wird der Begriff häufig nicht unter einer gleich verständlichen Definition verwendet. Agilität wird im Duden als „beweglich, geistig und körperlich gewandt“ definiert. Der Begriff der Agilität im Zusammenhang mit dem unternehmerischen Kontext fand erstmals bei der Software-Entwicklung Anwendung. Hierbei wurde die traditionelle Projektplanung als zu starr und träge angesehen, um auf die ständig wechselnden Umwelteinflüsse reagieren zu können sodass erstmalig agile Arbeitsmethoden zum Einsatz kamen. Heutzutage geht die Anwendung der agilen Arbeitsweise über den Bereich der Softwareentwicklung hinaus und umfasst weitere Organisationsbereiche, die nicht von einem standardisierten Vorgehen dominiert werden.
Eine agile Arbeitsweise ist allerdings mehr als eine Projektvorgehensweise – sie stellt einen allgemeinen Grund- und Denkansatz dar, welcher schwer zu greifen ist. Wann eine Person, bzw. eine Organisation oder Organisationseinheit „agil“ ist, kann schwer allgemein definiert werden. Eine agile Arbeitsweise umfasst viele Methoden und Praktiken, welche sich an den Werten des agilen Manifests halten. Die Kernpunkte stellen hierbei die inkrementelle Bereitstellung, die Teamzusammenarbeit, die kontinuierliche Planung und das kontinuierliche Lernen dar. Bei den folgenden vier Wertaussagen ist es wichtig zu betonen, dass die Punkte auf der rechten Seite nicht unwichtig sind, sondern die Punkte auf der linken Seite lediglich höher bewertet werden sollen:
o Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge
o Arbeitssoftware über umfassende Dokumentation
o Zusammenarbeit mit Kunden über Vertragsverhandlungen
o Reagieren auf Veränderung über Verfolgung eines konkreten Plans
Klassisches vs. agiles Projektmanagement
Das agiles Projektmanagement ist ein Hauptbaustein der agilen Arbeitsweise und enthält verschiedene Methodiken, um Projekte durchzuführen.
Das klassisches Projektmanagement basiert auf einem standardisierten Vorgehensmodell, welches eine klar abgetrennte Abfolge von Projektphasen abbildet, die von Meilensteinen getrennt sind. Eine detaillierte Planung des Projektes wird am Anfang festgelegt, Änderungen sind hierbei zu vermeiden. Gegensätzlich umfasst das agiles Projektmanagement eine iterativen-inkrementellen Vorgehensweise. In jeder Iteration, oder auch Sprint genannt, wird ein potenziell, lieferfähiges Produkt entwickelt. Teamarbeit, kurze Feedbackschleifen, die Reaktion auf Veränderungen und eine kontinuierliche Verbesserung stellen die Erfolgspotenziale des agilen Projektmanagements dar.
Allerdings bedeutet eine agile Arbeitsweise keineswegs, dass diese ohne Planung angegangen werden soll. Im Gegenteil, die Methoden und Praktiken des agilen Projektmanagements unterstreichen die Disziplin bei der Planung. Der Schlüssel dazu ist die kontinuierliche Planung während des gesamten Projekts. Kontinuierliche Planung stellt sicher, dass reagiert und gelernt werden kann, sodass der Planungs-ROI maximiert wird.
„Pläne sind wertlos, aber Planung ist alles." – Dwight D. Eisenhower. Deswegen bedarf es für das agile Projektmanagement eine unterstützende Software, welche einen strukturierten Überblick schafft, das Ziel im Auge behält und eine flexible Anpassung der Elemente ermöglicht.
Microsoft Project MS im agilen Kontext
MS Project, auch als Microsoft Office Project bekannt, ist ein Softwarepaket, welches Tools zum Planen, Steuern und Überwachen von Projekten anbietet und in verschiedensten Branchen verwendet und eingesetzt wird. Besonders in mittelständigen Unternehmen wird auf die Projektmanagementsoftware aufgrund der gewohnten Benutzeroberfläche zugegriffen.
MS Project wird häufig in Verbindung mit klassischen Projektmanagement Tools genutzt, allerdings beinhaltet die Software auch eine umfängliche Funktion zum Management von agilen Projekten. Die agilen Methoden KANBAN sowie Scrum können optimal mit MS Project unterstützt und visualisiert werden. KANBAN und Scrum sind zwei unterschiedliche Methodiken – für die effektivste Arbeit ist allerdings meist eine Kombination der Aspekte von Scrum und KANBAN notwendig. Auch das agile Arbeiten in MS Project ist darauf angelegt, beide Methodiken zu verbinden.
Zur Prüfung, ob diese Funktion verfügbar ist, öffnen Sie Project und wählen dann Datei und im Anschluss Konto aus. Unter den Produktinformationen muss bei Verfügbarkeit folgendes als Abonnement-Produkt beschrieben sein: „Microsoft Project Online-Desktopclient“.
KANBAN
Diese agile Methode hat seine Ursprünge in der Lean-Production aus dem Automobilbau, um genau zu sein von dem Unternehmen Toyota in Japan. Übersetzt vom Japanischen ins Deutsche bedeutet „KANBAN“ – „Signalkarte“. Hierbei steht „KAN“ für „Signal“ und „BAN“ für „Karte“.
Die grundlegende Idee ist hierbei ein gemeinsames KANBAN Board, welches Aufgaben managen soll. Das KANBAN Board wird in mehrere Spalten unterteilt, unter denen die Karten mit den einzelnen Aufgaben notiert sind. Die Spalten auf der KANBAN-Tafel stellen den Zustand oder Stadium der Aufgabe dar und sind meistens nach „Nicht gestartet, „Nächste Termine“ „in Bearbeitung“, und „Fertig“ benannt. Die Aufgaben können in den jeweiligen Spalten je nach Fortschritt verschoben werden.
Die Visualisierung der zu erledigenden Arbeit in Form von Karten auf einer Tafel in verschiedenen Zuständen zum Fortschritt ermöglicht es, auf einfache Weise den Überblick über das Projekt zu behalten, sowie potenzielle Engpässe zu identifizieren, welche die Produktivität beeinträchtigen könnten.
Ein typisches Prinzip von KANBAN ist zudem die Begrenzung von Elementen bzw. Aufgaben, an denen ein Team zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten will. Das hilft die Konzentration zu erhöhen und gleichzeitig den Kontextwechsel zu reduzieren.
Das Task Board
KANBAN Boards oder Tafeln in MS Project werden unter der Funktion „Task Board“ verwendet. Diese Funktion ermöglicht eine umfassende Visualisierung der Aufgaben und eine individuelle Darstellung. In dem jeweiligen Projekt unter Ansicht ist die Funktion des Task Boards zu finden.
Die Projektaufgaben werden in dieser Ansicht als Tafeln angezeigt. Spaltennamen können nach Belieben geändert werden sowie lassen sich weitere Spalten mit nur einem Klick hinzufügen, verschieben und löschen.
Auch lassen sich Aufgaben auf Karten beliebig den entsprechenden Spalten hinzufügen. Die Informationen auf den Karten werden standardmäßig zusammen mit dem Vorgangsnamen angezeigt. Abgebildete Informationen können auch individuell angepasst werden – bis zu fünf benutzerdefinierte Felder auf jeder Vorgangskarte zzgl. Basisfelder können angezeigt werden. Zudem ist es möglich, Überkategorien für Aufgaben festzulegen, um diese mit einer Filterfunktion besser strukturieren zu können.
Scrum
Auch die Ursprünge von Scrum sind auf das Lean Management zurückzuführen. Scrum ist ein Vorgehensmodell, welches auf der Annahme basiert, dass Projekte aufgrund ihrer Komplexität nicht im Voraus detailliert planbar sind. Deshalb erfolgt die Planung nach dem Prinzip der schrittweisen Verfeinerung.
Scrum wird im Normalfall für ein zu entwickelndes Produkt eingesetzt. Dieses wird über Features, oder auch Produkteigenschaften definiert, die im Product Backlog zu finden sind. Das eigentliche Projektvorgehen besteht aus sogenannten iterativen Sprints mit einer Dauer von einer Woche bis zu einem Monat. Zuvor werden für ein Sprint die umzusetzenden Produkteigenschaften aus dem Backlog bestimmt – zum Ende eines jeden Sprints soll hierbei ein potenzielles, lieferfähiges Produkt entstehen. Zum Abschluss wird in einer sogenannten Retrospektive die jeweilige Durchführung und Ergebnis eines Sprints bewertet und in Verbesserungen für den nächsten Spring umgewandelt, sodass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess entsteht.
Scrum in MS Project als Sprint Project
Scrum ist in MS Project unter „Sprint Project“ zu finden. Ein Sprint Project kann in MS Project auch als Oberebene eines Task Boards betrachtet werden. Sprint Projects legen hierbei die Dauer und den Starttermin fest und unterteilen die Aufgaben in einzelne Sprints – in den jeweiligen Task Boards können Sprints dann nach Fortschritt strukturiert werden.
Um ein Sprint Project zu erstellen, ist die Nutzung einer Vorlage von MS Project die einfachste Variante und unter Datei zu finden. Hierbei wird ein Sprint Board mit den folgenden Spalten erstellt: „No Sprint“, „Sprint 1“, „Sprint 2“. Diese lassen sich erweitern und reduzieren, sowie lassen sich mit einem Klick die Startzeiten und die Dauer der einzelnen Sprints anpassen. Um die Sprints jetzt mit Inhalt zu füllen, können Aufgaben aus dem Task Board angezeigt werden, dafür muss das Kennzeichen „an Board“ in den Standardeinstellungen gesetzt sein. In der Sprint Anzeige können ebenfalls Aufgaben hinzugefügt, Aufgaben zu Sprints zugewiesen, sowie Aufgaben verschoben werden. Das Ergebnis der Sprint Ansicht ist eine vollständige Auflistung der Aufgaben, gruppiert nach Sprint, oder Elementen, die noch keinem Sprint zugeordnet werden können. Dieser kann als „Parkplatz“ für Backlog Aufgaben angesehen werden.
Zudem ist es möglich, ein Sprint Project nicht nur aus den Vorlagen zu erstellen, sondern ebenfalls für ein bereits bestehendes Projekt einzelne Sprints hinzuzufügen.
Um Aufgaben und Fortschritte in einzelnen Sprints zu bearbeiten, kann unter Ansicht und aktueller Sprint ein beliebiger Sprint ausgewählt werden. Hier ändert sich die Ansicht zur Task Board Ansicht, bei der die Aufgaben nach Fortschritt beliebig verschoben werden können.
Review anhand von speziellen Berichten
Der Erfolg eines Sprints hängt vor allem vom kurzzyklischen Feedback ab. Eine Herausforderung stellt hierfür die rechtzeitige und genaue Bereitstellung von Berichten dar. MS Project stellt drei Sprint-Board-Berichte zur Verfügung: Der erste Bericht konzentriert sich auf den Aufgabenstatus, der Zweite legt seinen Fokus auf den Arbeitsstatus und der dritte Bericht bietet einen Überblick über alle Sprints. Die Berichte sind zusätzlich zu den Standardberichten, zudem können die einzelnen Berichte individuell angepasst werden.
