Tätigkeitsstrukturen clever ermitteln und Aufwände richtig organisieren

Tätigkeitsstrukturen –

clever ermitteln und Aufwände richtig organisieren

Beim Lean Management geht es stets darum, die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmung nachhaltig zu steigern. Der zentrale Ansatzpunkt, um dieses zunächst globale Ziel zu erreichen, ist die Sicherstellung einer konsequenten Kundenorientierung in der gesamten Organisation beziehungsweise in den ihr zu Grunde liegenden Prozessen.

Ein Maß dafür, wie konsequent die Kundenorientierung in den Prozessen verankert ist, sind die tatsächlich wertschöpfenden Anteile an den jeweiligen Prozesszeiten. Schließlich sind im Lean Management nur jene Tätigkeiten sogenannte wertschöpfende Tätigkeiten, die den Wert einer Leistung oder eines Produktes aus der Sicht des Kunden erhöhen. Prozesse beziehungsweise Prozessschritte sind deshalb immer vor dem Hintergrund zu bewerten, ob der Kunde die Durchführung der entsprechenden Prozessschritte jeweils wertschätzt, also für die Durchführung im Endeffekt auch zu zahlen bereit ist, oder eben nicht. Der Kunde kann hierbei sowohl ein interner als auch ein externer Kunde sein.

All jene Tätigkeiten, die den Wert einer Leistung oder eines Produktes aus Kundensicht dagegen nicht erhöhen, werden im Lean Management als Verschwendung bezeichnet. Verschwendung führt zu unnötig hohen Kosten und damit langfristig zum Verlust der Wettbewerbsfähigkeit. Verschwendungen müssen daher in den Prozessen identifiziert und möglichst beseitigt werden.

Vor diesem Hintergrund lassen sich bei der Bewertung von Prozessen bezie-hungsweise von Prozessschritten die beiden folgenden Betrachtungsebenen her-ausarbeiten:

1. Tun wir überhaupt das Richtige?
2. Machen wir das Richtige richtig?

Die Tätigkeitsstrukturanalyse fokussiert zunächst die erste Ebene. Sie untersucht also, ob die Arbeitszeit grundsätzlich im Sinne des Kunden genutzt wird. Dabei deckt sie gleichzeitig auf, ob die durchgeführten Tätigkeiten jeweils den (ursprünglich) vorgesehenen „Kernfunktionen“ des Mitarbeiters zugeordnet werden können beziehungsweise in welchem Umfang „fachfremde“ Tätigkeiten die verfügbare Arbeitszeit beanspruchen. Darüber hinaus schafft sie eine Wissensgrundlage für eine spätere Analyse der zweiten Ebene, also für eine tiefergehende Effizienzbetrachtung der durchgeführten Tätigkeiten.

Gerade über die Zeit gewachsene Strukturen führen in Organisationen häufig da-zu, dass die zur Verfügung stehende Arbeitszeit für die vorgesehenen „Kernfunktionen“, durch eine “historisch“ erwachsene Einbindung in etablierte Prozessabläufe, gemindert wird. Auch bilden sich mit der Zeit häufig Verhaltens- und Handlungsmuster heraus, die kritisch betrachtet, effizienter gestaltet werden könnten.

So ist beispielsweise die Schaffung beziehungsweise die Sicherstellung möglichst langer und zusammenhängender sogenannter Deep-Work-Phasen für die Arbeitsproduktivität und Arbeitsqualität von besonderer Bedeutung. Deep-Work-Phasen sind nämlich jene Phasen, in denen sich die Mitarbeiter ohne Ablenkungen auf ihre individuellen und kognitiv herausfordernden Aufgaben konzentrieren können.

Die Ausführungen verdeutlichen, dass ein regelmäßiges Reflektieren der eigenen Arbeitsleistung ein wichtiger Hebel sein kann, um eine am Kunden ausgerichtete Organisation dauerhaft sicherstellen zu können. Im Folgenden wird diesbezüglich ein Tool vorgestellt, mit dem die initiale Erfassung von Tätigkeitsstrukturen und zeitlichen Abläufen effizient und clever erfolgen kann.

Die Zeiterfassung im Handumdrehen erledigen

Eine Hürde bei der klassischen Tätigkeitsstrukturanalyse ist häufig der mit ihr verbundene Zeitaufwand für die initiale Erfassung der Tätigkeiten mit den jeweiligen Start- und Endzeitpunkten sowie die Selbstdisziplin, die für das präzise Ausfüllen eines Stundenzettels erforderlich ist. Doch gerade zuverlässige Zeiterfassungsdaten sind es, die eine fundierte Analyse der Tätigkeitsstruktur im Nachgang ermöglichen.

Um der Forderung nach einfacher, zügiger sowie präziser Tätigkeitserfassung gerecht zu werden, kann der ZEI° Zeiterfassungswürfel von der Timeular GmbH ein gewinnbringendes Tool sein. Der faustgroße ZEI° Zeiterfassungswürfel ist in der nebenstehenden Abbildung dargestellt.

ZEIº ist ein Gerät, welches aus acht Seitenflächen besteht und per Bluetooth mit dem PC oder dem Smartphone kommuniziert. Den Seitenflächen des Würfels wird in einem ersten Schritt handschriftlich, oder etwa durch Anbringen von Aufklebern, jeweils eine Tätigkeit zugeordnet. In einem zweiten Schritt werden die zugewiesenen Tätigkeiten dann per Lageerkennung und Schieberegler nacheinander der, im Lieferumfang enthaltenen, Software übermittelt.

Im Betriebsmodus übernimmt die Software dann automatisch die Zeiterfassung je-ner Tätigkeit, die der gerade nach oben zeigenden Seitenfläche zugewiesen worden ist. Wird die aktuelle Tätigkeit beendet und eine neue begonnen, so wird der Würfel einfach so gedreht, dass nun die Seitenfläche oben liegt, die der neuen Tätigkeit entspricht. Die Software füllt den Stundenzettel im Hintergrund automatisch aus und stellt gleichzeitig individualisierbare Reports für die spätere Auswertung zur Verfügung. Bei Bedarf können die Tätigkeiten und die jeweiligen Dauern in der Software auch manuell gestartet, gestoppt oder angepasst werden. Auch das Hinzufügen von Anmerkungen oder Notizen ist möglich.

Damit kann die Software auch dann zur Tätigkeits- und Zeiterfassung genutzt wer-den, wenn der Würfel einmal nicht zur Verfügung steht, oder wenn mehr Tätigkeiten erfasst werden sollen, als der Würfel Seitenflächen aufweist. Zur weitergehenden Analyse ist ein Export der Daten als CSV-Datei möglich.

Anwendungsgebiete

Die Anwendungsmöglichkeiten des ZEIº Gerätes sind vielfältig. Oft werden in den Entwicklungsabteilungen der Unternehmen Tätigkeiten ausgeführt, die nicht der eigentlichen „Kernfunktion“ entsprechen. So zählen in vielen Firmen Lieferanten-besuche, Lieferantenqualifizierung, Produktionsprobleme oder Reklamationsbeurteilungen zum Aufgabenspektrum eines Entwicklers. Diese gewachsenen Strukturen mindern jedoch die zur Verfügung stehende Kapazität der Entwicklung. Mit dem ZEIº Gerät kann das Tätigkeitsprofil und die Aufgabengewichtung pragmatisch ermittelt und für spätere Analysen zugänglich gemacht werden.

Die Thematik lässt sich sinngemäß natürlich in vielfältiger Weise auf andere Bereiche oder Abteilungen übertragen.