Die Do-Phase – Die Maßnahmen umsetzen
In der Planungsphase wurden Ziele, Verbesserungsinitiativen und Umsetzungspläne erarbeitet. In der Do-Phase gilt es nun die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen oder zu gewährleisten und die konkreten Verbesserungsprojekte durchzuführen.
Zu den Rahmenbedingungen zählen die Befähigung von Mitarbeitern und Führungskräften, die Entwicklung einer Lean-Leadership-Kultur im Unternehmen sowie die Schulung der Mitarbeiter in den Methoden des Lean Managements und der strukturierten Problemlösung. Die Führungskraft nimmt innerhalb des Hoshin Kanri Prozesses die Rolle eines Mentors und Coaches ein, der sein Team bzw. seine Teammitglieder coached, trainiert und im Rahmen des PDCA-Zyklus auf dem Weg vom Ausgang- zum Zielzustand unterstützt.
Um die im Rahmen des Kaskadierungsprozesses zugewiesenen Aufgabenpakete systematisch und für alle Beteiligten nachvollziehbar lösen zu können, empfiehlt sich der sogenannte A3-Report als Hauptwerkzeug. Der A3-Report ist ein Werk-zeug, das den Denkprozess bei der Problemlösung strukturieren und für alle Beteiligten transparent machen soll. Vom Umfang her sollte der A3-Report in der Regel auf einem DIN-A3-Format abgebildet werden können. Angelehnt an den Denkprozess bei der Problemlösung besteht der Report aus den folgenden Punkten:
1. Titel (Thematik, Problem)
2. Hintergrund (Hintergrundinformationen für das Problemverständnis)
3. Aktuelle Situation (Abgrenzung und Beschreibung der Ausgangssituation)
4. Ziele und Zielvorgaben (Spezifikation der Zielsituation)
5. Ursachenanalyse (Identifikation der Problemursachen)
6. Gegenmaßnahmen (Ableitung von Gegenmaßnahmen)
7. Umsetzungsplan (Definition der Schritte zur Zielerreichung)
8. Follow-Up (Reflexion und Nachhaltigkeit)
Um den A3-Report zu entwickeln gibt es eine Reihe von Tools, die sich im Rahmen des Lean Managements bereits bewährt haben. Beispielhaft sein hier das Flussdiagramm, Prozess-Mapping, Wertstromanalyse, Pareto-Diagramm, Baumdiagramm, Ishikawa-Diagramm oder die 5-W-Fragetechnik genannt.
Die Check-Phase – Die Zielerreichung sicherstellen
Die Durchführung der einzelnen Verbesserungsprojekte muss jeweils überwacht und zielkonform gesteuert werden, Abweichungen vom Soll-Zustand oder Verzögerungen also frühzeitig erkannt und abgestellt werden.
Zentrale Elemente der Check-Phase sind das Shopfloor-Management und die Methoden des visuellen Managements. Das Shopfloor-Management bezeichnet das Führen direkt am Ort der Wertschöpfung. Ziel ist es, die abgeleiteten Hoshin-Ziele bzw. den Status der Verbesserungsprojekte direkt vor Ort zu visualisieren und die richtige Vorgehensweise unter Einhaltung der gesetzten Ziele sicherzustellen.
Auch hier ist der Aspekt der Kommunikation und die Herstellung von Transparenz über Ziele zentrales Anliegen, damit alle Prozessbeteiligten durch Ihre Maßnahmen effektiv zur Erreichung der jeweils übergeordneten Hoshin-Ziele beitragen können.
Die Act-Phase – Die Verbesserungen absichern
Die vierte Phase des PDCA-Zyklus zielt darauf ab, Erreichtes zu standardisieren und die Nachhaltigkeit der Verbesserungen sicherzustellen. Darüber hinaus müssen Folgeaktivitäten eingeleitet werden, um die verbesserten Prozesse weiter kontinuierlich zu optimieren. Die Reflexion des durchgeführten PDCA-Zyklus, die damit einhergehende Standardisierung von Prozessen, Methoden und Herangehensweisen sowie das Anstoßen eines weiteren PDCA-Zyklus (Verbesserungsprojektes) sind damit die zentralen Handlungsfelder der Act-Phase. Nur durch regelmäßige Reflexion und einem Review der Hoshin Kanri Aktivitäten kann der Prozess im Unternehmen sukzessiv institutionalisiert werden.
Fazit
Der Hoshin Kanri Prozess stellt eine umfangreiche, strukturierte und methodenbasierte Vorgehensweise dar, um die globale Unternehmensstrategie bis zum Shopfloor herunterzubrechen. Mit Hoshin Kanri kann somit die meist vorhandene Ergebnissicht auf die Prozesssicht überführt werden. Denn nur die Prozesssicht verändert das Verhalten und führt zum gewünschten Erfolg. Deutlich wird aber auch, dass Hoshin Kanri weit mehr ist, als die strukturierte und professionelle Anwendung von Lean Management Methoden. Vielmehr kann der Hoshin Kanri Prozess nur dann seine volle Wirksamkeit entfalten, wenn es gelingt, eine Befähigungskultur gemeinsam mit einer Kultur des gegenseitigen Vertrauens und Wertschätzens fest im Unternehmen zu verankern. Erst die erfolgreiche Kombination aus der richtigen Kultur und Methodenwissen wird der Hoshin Kanri Idee gerecht. Den Hoshin Kanri Prozess und weitere wirksame Ansätze und Methoden können Sie in unserem Intensivseminar „TOP – konfliktfreies Ziel- und Kennzahlensystem“ erleben. Neben den praxisorientierten Vorträgen werden in Workshops die Methoden anhand realer Beratungsbeispielen direkt angewendet. Sehen und erleben Sie die Möglichkeiten, Zielkonflikte im Keim zu ersticken und legen Sie die Basis für ein zielgerichtetes Handeln im gesamten Unternehmen.