Die Kapazitätsplanung im eigenen Team

Führen mit ganzheitlicher Kapazitätsplanung

Manchmal wird die Frage gestellt, ob für eine erfolgreiche Umsetzung von "Führen mit ganzheitlicher Kapazitätsplanung" immer der große Wurf notwendig ist. Also eine Implementierung im gesamten Unternehmen oder zumindest am ganzen Standort. Darauf gibt es eine klare Antwort: Auch eine Insellösung in einem kleinen Team ist empfehlenswert und bringt den Beteiligten einen deutlichen Mehrwert! Vor allem hat es den Vorteil, dass die Entscheidungswege sehr kurz sind. Sie können den Veränderungsprozess weitgehend eigenständig initiieren und steuern, frei von Abstimmungsprozessen mit Vorgesetzten und anderen Abteilungen.

Bilden Sie ein Team mit Menschen, die dem Thema sehr positiv gegenüber stehen und die einen Handlungsdruck spüren. Und nehmen Sie dann noch eine besonders kritische Person hinzu. Letztere wird das Team zwar manchmal verzweifeln lassen, aber gleichzeitig auch fordern, damit das beste Ergebnis erzielt wird - eines, das auch Kritiker überzeugt. Die Projektleitung sollten bestenfalls Sie selbst oder eine Stellvertreter-Person übernehmen. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht die inhaltliche Ausrichtung des Projekts dominieren. Geben Sie viel Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum, auch wenn Sie mal das Gefühl haben, dass in eine falsche Richtung gearbeitet wird. Führen Sie durch Fragetechniken und lassen Sie das Team seine eigenen Erfahrungen sammeln. Konzentrieren Sie sich auf die Koordination und das Projektmanagement. Denn es ist wichtig, dass diejenigen, die letztlich die Kapazitäten bereitstellen, eine Lösung entwickeln dürfen, die Ihnen auch hilft.

Treffen Sie alle nötigen Vorbereitungen vor Projektstart: Aktualisieren Sie die Qualifikationsmatrix Ihrer Abteilung, die dazugehörigen Entwicklungs- und Qualifizierungspläne. Wenn es so etwas bei Ihnen noch nicht gibt, dann sprechen Sie Ihre Personalabteilung an. Dort hilft man Ihnen bestimmt gerne weiter. Oder rufen Sie uns einfach an.

Nachdem das Projekt aufgeplant und gestartet wurde, empfehle ich Ihnen, die Zielkaskade für Ihre Abteilung aufzubauen. Das wird ein iterativer Prozess werden, da Ihnen erst mit der neuen Kapazitätsplanung bewusst werden wird, wie klar die Priorisierungsregeln formuliert und hergeleitet sein müssen.

In der Analyse- und Konzeption der Kapazitätsplanung unterscheidet sich der kleine Inselansatz nur in wenigen Punkten vom großen Ansatz. Sie müssen vor allem eine Differenzierung vornehmen, welche Kapazitätsbedarfe Ihr Team und welche ggf. andere Personen und Organisationseinheiten betreffen. Ihr Team konzentriert sich zunächst ausschließlich auf die eigenen Kapazitäten, also die Zahlen, Daten und Fakten, die es selbst beeinflussen kann.

Sobald es darum geht, Priorisierungen vorzunehmen, die andere Abteilungen betreffen, nutzen Sie ihre interne Zielkaskade für den Abstimmungsprozess. Wird von einem Teammitglied Kapazität benötigt, greifen Sie zur Kapazitätstabelle und erläutern die konkreten Verfügbarkeiten und die aktuellen Prioritäten. Wird der Druck von außen erhöht und muss eine Entscheidung auf höherer Führungsebene getroffen werden, nehmen Sie einen Ausdruck der Kapazitätstabelle mit und diskutieren Sie die Bedarfe auf Basis der Auslastung und der ebenfalls mitgebrachten Zielpyramide. Wenn nun Ihre Vorgesetzten neue Prioritäten setzen, so ist das in Ordnung. Wichtig ist nur, dass Sie sachlich argumentiert und auf die Konsequenzen hingewiesen haben. Belassen Sie die Verantwortung dort, wo sie hin gehört. Und kommunizieren Sie die Begründung der Entscheidung offen an Ihr Team.

Manche Vorgesetzte echauffieren sich angesichts dieser Offenheit, weil dadurch sichtbar wird, wie er oder sie entscheidet - faktenbasiert oder eher willkürlich. Darüber hinaus wird deutlich, ob angesprochene Zielkonflikte zügig behoben oder eher ausgesessen werden. Sie adressieren also den Handlungsdruck an die richtige Stelle. Bleiben Sie dabei standhaft und immer sachlich!

Wenn ein Teammitglied ein Projekt leitet, in dem Personen aus anderen Abteilungen beteiligt sind, dann wäre es empfehlenswert, für dieses Projekt ebenfalls eine vergleichbare Kapazitätsplanung einzuführen. Als Projektleiterin oder -leiter haben Sie diesbezüglich Entscheidungshoheit. Der Nutzen wird von den Teammitgliedern üblicherweise sehr schnell erkannt und so erzielen Sie indirekt eine Durchdringung der Organisation.

Lassen Sie Ihr gesamtes Team am kontinuierlichen Verbesserungsprozess mitwirken. Treffen Sie schnelle Entscheidungen – abstimmen müssen Sie sich ja nicht – und setzen Sie diese direkt um. Nicht warten, sondern sofort handeln. Das motiviert das Team, immer besser werden zu wollen.

Bei der Einführung eines IT-gestützten Planungswerkzeugs sollten Sie gut überlegen, welchen Schritt Sie zu erst machen wollen. Zunächst das Management davon überzeugen, das Konzept „Führen mit ganzheitlicher Kapazitätsplanung“ auf breitere Füße zu stellen oder aber eine singuläre Lösung für Ihre Abteilung voran zu bringen. Letzteres geht schneller, erstes hat einen größeren Hebeleffekt für das Unternehmen.

Probieren Sie sich mutig aus. Sie können nichts falsch machen, nur Erfahrungen sammeln und daran reifen! Seien Sie der Tropfen, der Impuls, der den ganzen See in Bewegung versetzt. Sollten Sie Fragen zum Fachbeitrag haben, sprechen Sie uns gerne an.