Lean Administration im Einkauf

Prozessoptimierung im Einkauf

Unser Fachbeitrag aus der Reihe Lean Administration

Die strategische Bedeutung des Einkaufs

Durch die zunehmende strategische Relevanz des Einkaufs für den Unternehmenserfolg rückt auch der Beschaffungsprozess immer mehr in den Fokus der Optimierung. Die Tragweite des Einkaufs im Unternehmen wird besonders deutlich, wenn es um die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit im Markt geht. Doch gerade im Bereich der nicht-produktionsbezogenen Bedarfe erzeugen eine Vielzahl an Bedarfsträgern, Bedarfsarten, Bedarfen mit Kleinstwerten ebenso wie verschiedene Lieferanten und Schnittstellen häufig eine Ineffizienz im Beschaffungsprozess. Für eine zielgerichtete Optimierung in dieser Hinsicht kann sich der Methodenbaukasten von Lean Administration als hilfreich erweisen.

Spannungsfeld: Tagesgeschäft vs. strategische Aufgaben

Probleme, wie z.B. eine erhöhte Mehrarbeit oder Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern, können dann auftreten, wenn durch ein großes Aufkommen an operativen Aufgaben und manuellen Tätigkeiten bei der Abwicklung von Bestellungen keine Zeit mehr für die strategischen Aufgaben bleibt.

Für eine effiziente Abwicklung von Bedarfen, ohne zeitaufwändiges Nachfassen und Troubleshooting, ist eine stimmiger, transparenter und vor allem schlanker Beschaffungsprozess notwendig. Hierbei müssen alle Rollen, Schnittstellen und Aufgaben klar definiert und von sämtlichen betroffenen Bereichen akzeptiert werden. Außerdem muss Verschwendung systematisch eliminiert werden, während der Wertschöpfungsgedanke im Prozess immer im Vordergrund stehen sollte.

„Lean-Thinking“ im strategischen Einkauf

KruCon unterstützt seine Kunden bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses für direktes und indirektes Material, Investitionen und Dienstleistungen. Ziel der bisherigen Optimierungsprojekte war eine schlanke und reibungsarme Gestaltung des gesamten Beschaffungsprozesses sowie eine wesentliche Erhöhung der Effizienz. Zudem sollten reibungsarme Schnittstellen gebildet werden. Hierzu gilt es, ein ganzheitliches Prozess- und Lean-Verständnis bei den Prozessbeteiligten zu erzielen. Dieses Verständnis wird in fokussierten Workshops, Trainings und dem sich anschließenden Coaching erzeugt und nachhaltig etabliert. Die Nachhaltigkeit wird zudem durch den Aufbau eines Officefloor Managements gefördert und im Tagesgeschäft gefestigt. KruCon unterstützt hierbei nicht nur durch Erfahrung beim Aufbau, sondern vor allem beim korrigierenden Feedback und dem Lernen im Führungsprozess in der Einführungsphase.

Termintreue der Lieferanten aktiv gestalten

In vielen Lean-Projekten im Einkauf ist der Auslöser – neben den Prozesskosten – die bisweilen nicht zuverlässige Termintreue der Lieferanten. Verzögerungen führen zu Umplanungen im Herstellungsprozess bis hin zu Terminverschiebungen zum Kunden. Unglücklicherweise werden derartige Rückstände oft erst dann bemerkt, wenn das Material unmittelbar benötigt wird. An diesem Punkt wird häufig der Ruf nach einem kontinuierlichen Monitoring der Termine beim Lieferanten laut. Ein erfolgsentscheidender Aspekt des Themas Termintreue ist die rechtzeitige Information von Verschiebungen, eben noch bevor es anfängt zu brennen. In dieser Diskussion zwischen Blindflug und kostenintensiver, maximaler Transparenz bringt KruCon zahlreiche Elemente des Lean Administration-Baukastens zur Wirkung. Der prinzipielle Schlüssel bei dieser Aufgabenstellung ist die wertorientierte Segmentierung von Material, Personal und Lieferanten sowie die Ableitung von Handlungsanweisungen und Standards. Erst durch diese Segmentierung wird das Unternehmen befähigt, eine wertorientierte Steuerung umzusetzen und die Liefertreue aktiv zu beeinflussen. Mit jährlichen Lieferantenbewertungen allein lässt sich ein solcher Effekt nicht erreichen.

Intelligente Wertschöpfung bei der Beschaffung

Die konsequente Aufdeckung von Verschwendung in der Prozessabwicklung und die systematische Anwendung der Prinzipien von Lean Administration wurden in Form eines Analyse- wie auch eines Konzept-Workshops mit Beteiligten entlang der gesamten Prozesskette realisiert. Dadurch entstehen Beschaffungsprozesse, die gegenüber dem alten Zustand eine Ersparnis bei den Prozesskosten von bis zu 38 % und eine deutliche Verkürzung der Bearbeitungszeit erzielen. Außerdem wurden manuelle Tätigkeiten und operative Aufgaben im Prozess auf ein Minimum reduziert. Des Weiteren wurden redundante Tätigkeiten vermieden, ohne an anderer Stelle im Prozess ein Mehraufwand zu erzeugen.

Lean Administration kann offenkundig einige wirksame und kostenrelevante Impulse für den Einkauf geben. Dabei muss jedoch darauf geachtet werden, dass die unternehmenseigenen Stärken und deren Förderung stets im Mittelpunkt stehen. Der Aufbau von gesunden und leistungsfähigen Strukturen ist überlebenswichtig für jedes Unternehmen. Diese Strukturen liefert der ganzheitliche Ansatz von Lean Administration als Basis für Wachstum und den Geschäftserfolg.